Play

Kort forklart: Kan sjefen lese ansattes e-poster?

Kontakt
Daglig sendes og mottas mengder med e-poster gjennom bedriftens datamaskiner og mobiltelefoner. Men har sjefen lov til å «snoke» i ansattes e-poster?
7. januar 2020

Det finnes noen få situasjoner der du som arbeidsgiver har lov til å se på ansattes e-poster, meldinger eller den ansattes egne områder på bedriftens datamaskiner. Når et innsyn er lovlig og hvordan bedriften skal gå frem ved innsynet, er regulert i «Forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale», forteller Per Bronken, partner i SANDS.

Forskrift om arbeidsgivers innsyn

Reglene i forskriften gjelder arbeidsgivers rett til å gå inn på den ansattes e-postkasse og personlige område på bedriftens dataserver eller foreta innsyn i annet elektronisk utstyr – som for eksempel mobiltelefon.

Hva skal til for å kreve innsyn?

Utgangpunktet er at arbeidsgiver bare kan sjekke ansattes e-poster dersom det foreligger et saklig behov. Typiske situasjoner er når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre særlige interesser ved virksomheten, ved mistanke om at bruk av e-postkontoen medfører alvorlig brudd på pliktene i arbeidsforholdet eller ved berettiget mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkontoen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Hva hvis den ansatte slutter?

Dersom arbeidsforholdet avsluttes, skal i utgangspunktet også e-postkontoen slettes. Vilkårene for innsyn gjelder da helt frem til brukeren er slettet, sier Bronken.

I enkelte unntakstilfeller har Datatilsynet åpnet for muligheten til å holde en e-postkonto aktiv selv om den ansatte har sluttet. Dette kan blant annet gjøres der en arbeidstaker, som gjerne er en ledende ansatt eller innehar en nøkkelrolle, slutter med umiddelbar virkning. Særlig av hensyn til kunder, samarbeidspartnere og øvrige kontaktpersoner vil det da være hensiktsmessig at det for eksempel legges inn en fraværsmelding med informasjon om at den ansatte har sluttet i bedriften.

Varsle arbeidstaker om innsynet

Det er imidlertid ikke tilstrekkelig at du som arbeidsgiver mener at vilkårene for innsyn er oppfylt. Du må i tillegg så langt det er mulig sende et varsel til den ansatte om innsynet. Dette varselet må inneholde en begrunnelse for hvorfor du mener at vilkårene for å kreve innsyn er oppfylt, samt en redegjørelse for den ansattes rettigheter, sier Bronken.

Siden kravet om varsel bare gjelder så langt det er mulig, er ikke kravet absolutt. Det skal likevel mye til for å gjøre unntak fra bestemmelsen om varsling – det er tross alt et grunnleggende personvernprinsipp at man skal få informasjon om behandling av sine egne personopplysninger.


TIPS:

Dersom et innsyn er gjennomført uten at den ansatte er blitt varslet, må bedriften gi en skriftlig melding om innsyn så snart det er blitt gjennomført.

VISSTE DU AT:
Når det er blitt bestemt at et gyldig innsyn i e-postkontoen skal gjennomføres, skal den ansatte så langt det er mulig tilbys å være til stede under selve innsynet. I tillegg skal den ansatte gis anledning til å ta med seg en tillitsvalgt eller annen rådgiver.

Arbeidsgivers innsynsrett kan by på mange krevende problemstillinger. Vi anbefaler derfor at bedrifter som ønsker å gjennomføre et innsyn, tar kontakt med SANDS’ arbeidsrettsteam for veiledning i prosessen.

 

 

Kontakt oss

Partnere

Per Ragnar Bronken
Per Ragnar Bronken
Partner
Oslo
T: +47 22 81 45 28
M: +47 480 16 528
Eirik Edvardsen
Eirik Edvardsen
Partner
Trondheim
T: +47 73 99 27 04
M: +47 480 16 504
Henning M. Heitmann
Henning M. Heitmann
Partner
Oslo
T: +47 22 81 46 33
M: +47 414 09 003
Espen Johannessen
Espen Johannessen
Partner
Tromsø
T: +47 77 61 78 15
M: +47 480 16 515
Torkel Tveit
Torkel Tveit
Partner
Bergen
T: +47 55 30 10 43
M: +47 419 16 743

Advokater

Eva Drageset
Eva Drageset
Special Counsel
Bergen
T: +47 55 30 10 20
M: +47 909 97 340
Ellen A. Gooderham
Ellen A. Gooderham
Senioradvokat
Bergen
T: +47 55 30 10 26
M: +47 920 62 401