Forberedelse til due diligence - opprettelse av datarom

Kontakt
Grundige forberedelser er avgjørende for at due diligence-prosessen blir så smidig og effektiv som mulig. Før oppstart av due diligence-prosessene må det derfor opprettes et såkalt datarom. Betegnelsen henspiller på at dette tidligere gjerne var et fysisk og avlåst rom plassert enten hos målselskapet eller hos selgernes advokat. Der fikk rådgivere for potensielle kjøpere adgang til å bla gjennom permer med dokumenter.
19. juni 2017

Forfattere: Advokatfullmektig Christian Sønsteby og Partner | Advokat Terje Gulbrandsen

I dag er dette unntaket heller enn regelen, og man bruker i fleste tilfeller løsninger for såkalte virtuelle datarom (VDR). De samme rådgiverne får nå tilgang til filene over internett gjennom en løsning som:

  • forutsetter signering av en streng konfidensialitetserklæring (gjerne omtalt som «NDA», av engelske non-disclosure agreement),
  • krever innlogging med personlige brukernavn og passord, og
  • som et ekstra sikkerhetstiltak «vannmerker» alle dokumenter med navnet på brukeren.

Det finnes flere tekniske plattformer som kan være aktuelle å bruke.I de fleste transaksjoner som involverer norske målselskaper er det likevel gjerne tre løsninger som går igjen: IntraLinks, Merrilcorp og løsningen til Oslo-baserte Admincontrol. De to førstnevnte er kanskje mer avansert, men det intuitive grensesnittet og den norskspråklige kundeservicen til Admincontrol gjør at denne løsningen likevel foretrekkes av mange.

Uansett hvilken plattform man måtte anvende, er det likevel ikke til å komme unna at det kreves grundige forberedelser for å sikre en god prosess. Nedenfor gjennomgår vi i korte trekk hovedelementene i prosessen.

Utgangspunktet: En spørsmålsliste

Uansett om prosessen begynner med selgers egen due diligence eller med en potensiell kjøpers due diligence, tas det utgangspunkt i en liste med spørsmål eller informasjonsforespørsler – på engelsk betegnet som Request List.

Hvis det tilrettelegges for en strukturert salgsprosess hvor flere interessenter inviteres til å by på selskapet, er det naturlig at prosessen begynner med selgernes rådgivere utarbeider en slik spørreliste. Dersom prosessen innledes med at en potensiell kjøper kommer med et bud på målselskapet, vil disse ofte selv legge frem en spørreliste.

Disse listene er, som et minimum, inndelt i en finansiell og skattemessig del, og en juridisk del. Hver del inneholder omfattende forespørsler om dokumenter og informasjon, og hver «informasjonsforespørsel» er nummerert. Når man setter opp strukturen i det digitale datarommet, er det vanlig at dette følger strukturen i spørrelisten: Man oppretter en «mappe» for hver forespørsel, og fyller denne med relevant dokumentasjon.

Eksempel på mappestruktur i et virtuelt datarom som følger spørsmålslistens struktur.

 

Detaljnivået og forventningen om at opplysningene er korrekte

Omfanget av informasjon som bør legges frem, alternativt bes fremlagt, er som oftest meget omfattende. Due diligence-prosessen er avgjørende for hvordan risikoen fordeles mellom partene i aksjekjøpsavtalen: Som vi kommer tilbake til i et senere kapittel, utformes aksjekjøpsavtaler med bakgrunn i caveat emptor: Kjøperen tar i utgangspunktet risikoen for eventuelle feil og mangler han hadde anledning til å finne ut av.

Derfor er det vesentlig at man i forberedelsene til due diligence opererer ut fra et prinsipp om «full disclosure». Med mindre særskilte hensyn tilsier noe annet bør man derfor ikke holde tilbake informasjon, og når man gjør det så bør dette opplyses om og begrunnes. En særlig aktuell problemstilling er tilbakehold av sensitiv informasjon overfor potensielle kjøpere som er konkurrenter av målselskapet.

Av disse grunnene er det viktig at man som selger er forberedt på å sette av tid og ressurser til å hente ut informasjonen og strukturere denne. Avhengig av størrelsen på transaksjonen kan dette ta flere uker, særlig dersom man kun har begrenset med ressurser til å håndtere denne fasen.

I noen tilfeller kan et spørsmål fra spørsmålslisten kanskje enkelt besvares med ja eller nei. Det bør likevel etterstrebes å gi så utfyllende svar, og legge frem faktisk dokumentasjon i den utstrekning denne finnes. Samtidig skal man erkjenne at ikke all informasjon er relevant, og har man ikke opplysningene det bes om er det gjerne mulig å krysse av i spørsmålslisten for «Not Available»/»Not Applicable» på den enkelte informasjonsforespørsel.

Selve gjennomføringsfasen

Også etter at datarommet er åpnet, må en potensiell selger være beredt på at selv grundige forberedelser ofte ikke vil være nok. I mange tilfeller vil kjøpernes rådgivere stille tilleggsspørsmål til informasjon som foreligger, eller be om at ytterligere dokumentasjon legges frem.

Særlig på den finansielle siden er vår erfaring at informasjonsbehovet fra kjøpers rådgivere er stort, selv om det gjerne gjennomføres innledende møter både med representanter for selger og med målselskapets revisor.

Som en tommelfingerregel bør man i denne fasen etterstrebe å besvare slike tilleggsforespørsler om informasjon så raskt som mulig av hensyn til fremdriften i prosessen.

Etter kjøpers due diligence

Den informasjonen som fremlegges i datarommet vil ofte gjøres til del av aksjekjøpsavtalen. Formålet med dette er at kjøper ikke skal kunne påberope seg garantibrudd på bakgrunn av noe kjøper med rimelighet kunne identifisert i selskapsgjennomgangen. I de fleste tilfeller er det derfor vanlig at en fullstendig kopi av innholdet i datarommet vedlegges aksjekjøpsavtalen på en DVD eller på en USB-minnepenn.

 

Denne publikasjonen inneholder følgende artikler:

 

Bruk av rådgivere

Mandatavtaler med transaksjonsrådgiver

Verdivurderinger - generelt

Verdivurderinger - kontantstrømsmetode

Verdivurderinger – andre metoder

Virksomhetsverdi til egenkapitalverdi (EV til EK)

Restrukturere før salg?

Forberedelse til due diligence - opprettelse av datarom

Selgers due diligence

Initielle konkurranserettslige vurderinger og avklaringer

Kontakt oss

Partnere

Ole-Martin Lund Andreassen
Ole-Martin Lund Andreassen
Partner, dr. Juris.
Tromsø
T: +47 77 61 78 13
M: +47 480 16 513
Terje Bjørndahl
Terje Bjørndahl
Partner
Trondheim
T: +47 73 99 27 03
M: +47 480 16 503
Anne Kjølseth  Ekerholt
Anne Kjølseth Ekerholt
Partner
Oslo
T: +47 22 81 46 84
M: +47 928 80 555
Henrik Grung
Henrik Grung
Partner
Ålesund
T: +47 70 10 75 74
M: +47 924 99 840
Terje Gulbrandsen
Terje Gulbrandsen
Partner
Oslo
T: +47 22 81 45 88
M: +47 480 16 588
Joakim M. Hovet
Joakim M. Hovet
Partner
Tønsberg
T: +47 33 01 77 77
M: +47 975 74 292
Erik Lind
Erik Lind
Partner
Oslo
T: +47 22 81 45 67
M: +47 480 16 567
Ulf H. Sørdal
Ulf H. Sørdal
Partner
Bergen
T: +47 55 30 10 17
M: +47 419 16 717