Fritt frem for innsyn i ansattes e-poster?

Kontakt
Tidvis kan arbeidsgiver få behov for tilgang til informasjon som er lagret på en arbeidstakers brukerområde på virksomhetens datanettverk eller i e-postkasse, mobiltelefon og annet elektronisk utstyr som arbeidstaker disponerer til bruk i arbeidet.
Arbeidstaker kan for eksempel ha fratrådt eller være fraværende når informasjonsbehovet oppstår, eller det kan foreligge mistanke om at arbeidstaker opptrer illojalt eller begår andre brudd på arbeidsavtalen. Spørsmålet blir da i hvilken grad arbeidsgiver lovlig kan foreta innsyn for å ivareta informasjonsbehovet sitt.
29. september 2016

Forfatter: advokat/partner Henning M. Heitmann og senioradvokat Maria Elena Kvalen

Vilkårene for innsyn

Arbeidsgivers adgang til innsyn i arbeidstakers e-postkasser mv. reguleres av personopplysningsforskriften. Reglene kan ikke fravikes i arbeidsavtale, arbeidsreglement, IT-rutiner eller lignende til ugunst for arbeidstaker. Eventuelle rutiner i virksomheten bør derfor tilpasses forskriftens bestemmelser om innsyn.

Innsyn er for det første tillatt når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten. Hensynet til virksomhetens forsvarlige og rasjonelle kommersielle drift vil være en typisk interesse som kan begrunne et behov for innsyn. Vår erfaring er blant annet at arbeidsgiver kan ha grunnlag for å foreta innsyn når den ansatte er fraværende og arbeidsgiver har behov for informasjon i e-postkassen for å sikre forsvarlig oppfølging av arbeidsoppgaver.

At arbeidsgiver har en slik berettiget interesse er imidlertid ikke tilstrekkelig. Innsyn må også være nødvendig for å ivareta interessen. Regelen forutsetter altså at det eksisterer et kvalifisert behov for å åpne e-postkassen, og at det ikke er tid eller mulighet til å skaffe informasjonen man søker på andre mindre inngripende måter.

Vær derfor oppmerksomme på at innsynsretten aldri går lenger enn hva den berettigede interessen tilsier.

Innsyn er også tillatt når arbeidsgiver har begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt pliktbrudd eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Arbeidsgiver kan fore eksempel ha fått troverdige tips om at arbeidstaker benytter e-postkassen eller brukerkontoen til å begå straffbare forhold, slik som ulovlig fildeling eller filnedlastning. Et eksempel vi ofte støter på i vårt arbeid er mistanker om at arbeidstaker trakasserer andre medarbeidere eller begår brudd på lojalitetsplikten i arbeidsforhold. Merk at det ikke vil være tilstrekkelig at arbeidsgiver har en løselig antakelse om at arbeidstaker begår pliktbrudd; mistanken må basere seg på konkret informasjon.

Vilkårene for innsyn må være til stede under hele innsynsprosessen. Selv om det kan være nødvendig å foreta et søk etter bestemte filer/e-poster, er det dermed ikke gitt at arbeidsgiver vil ha adgang til å åpne og lese all e-post eller andre filer som man kommer over.

Fremgangsmåten ved innsyn

Arbeidsgivers innsyn må følge bestemte prosedyrer for å være lovlig. Arbeidstaker skal blant annet:

  • Varsles på forhånd om innsynet og arbeidstakers rettigheter
  • Få anledning til å uttale seg
  • Gis anledning til å være til stede under innsynet
  • Gis anledning til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant.

Varslingsplikten og arbeidstakers rett til å være til stede gjelder så langt det er mulig og er derfor ikke absolutt. Det kan for eksempel være lovlig å unnlate varsel dersom det er tidskritisk å foreta innsynet for å oppnå formålet. Vår anbefaling er likevel at arbeidstaker alltid skal varsles dersom man har tilstrekkelig tid til å kontakte vedkommende. Er innsyn gjennomført uten forutgående varsel og arbeidstakers tilstedeværelse, skal arbeidstaker uansett skriftlig underrettes så snart innsynet er gjennomført.

Dersom opplysningene som innsynet er ment å avdekke ikke foreligger på det elektroniske hjelpemiddelet som er undersøkt, skal filer og programmer som er åpnet straks lukkes og eventuelle kopier slettes.

Gjennomføring av innsyn skal dokumenteres. Vi anbefaler derfor at det alltid bør skrives et referat fra gjennomføringen av innsynet

Plikt til å slette innhold ved opphør av arbeidsforhold

Som klar hovedregel skal innholdet på elektroniske kommunikasjonsmedier og elektronisk utstyr som arbeidstaker har disponert slettes innen rimelig tid etter at arbeidsforholdet opphører.

Sletteplikten gjelder imidlertid ikke dersom innholdet er nødvendig for den daglige driften av virksomheten. En praktisk løsning som vi anbefaler er å la arbeidstaker slette e-post eller andre filer med privat innhold og at arbeidsgiver deretter gis tilgang til virksomhetsrelaterte opplysninger. Dersom en slik løsning ikke lar seg gjennomføre, må arbeidsgiver innen rimelig tid foreta søk etter virksomhetsrelaterte filer i samsvar med fremgangsmåten for innsyn, og deretter sørge for at øvrige opplysninger slettes. Datatilsynet legger til grunn at sletting bør være gjennomført innen seks måneder etter arbeidsforholdets opphør.

Konsekvenser for arbeidsgiver ved brudd på reglene

En konsekvens av at arbeidsgiver foretar innsyn i strid med reglene kan være at bevis som avdekkes mot arbeidstaker under innsynet blir ansett fremskaffet på utilbørlig måte. I så tilfelle kan retten nekte beviset ført under for eksempel en senere oppsigelses- eller avskjedssak.

Brudd på innsynsreglene kan også resultere i at arbeidsgiver blir ilagt overtredelsesgebyr på inntil 10 G av Datatilsynet. Per i dag risikerer man altså gebyr på inntil kr 925 760,- dersom innsynsreglene ikke følges.

Arbeidstaker eller tidligere arbeidstaker som har blitt utsatt for ulovlig innsyn kan også fremsette krav mot arbeidsgiver om erstatning for økonomisk tap og en rimelig oppreisning.

Konsekvensene for arbeidsgiver kan dermed være dramatiske dersom innsynsreglene ikke følges. I verste fall vil viktige bevis mot arbeidstaker ikke kunne benyttes i en rettssak, noe som vi erfarer at kan lede til at en oppsigelse eller avskjed blir kjent ugyldig. Dette kan resultere i erstatningsansvar for arbeidsgiver, både på grunn av urettmessig oppsigelse eller avskjed og på grunn av ulovlig innsyn. I tillegg risikerer altså arbeidsgiver å bli ilagt et betydelig overtredelsesgebyr fra Datatilsynet.

* *  *

Tydelige bedriftsinterne retningslinjer kan bidra til å redusere arbeidsgivers behov for å foreta innsyn, eventuelt til å foreta innsyn uten forutgående varsel eller tilfredsstillende dokumentasjon.

Vi anbefaler derfor alle arbeidsgivere å innføre retningslinjer knyttet til ansattes bruk av datasystemene til virksomheten og elektronisk utstyr der det blant annet gis beskrivelser av hvilke situasjoner som kan utløse innsyn. For å unngå at det oppstår en praksis med ulovlig innsyn, bør retningslinjene tilpasses reglene i personopplysningsforskriften.

SANDS sitt arbeidsrettsteam har god erfaring fra å bistå arbeidsgivere med utarbeidelse av innsynsrutiner, dokumentasjon i forbindelse med innsyn samt foreta vurderinger av om vilkår for innsyn er til stede.

 

Kontakt oss

Partnere

Per Ragnar Bronken
Per Ragnar Bronken
Partner
Oslo
T: +47 22 81 45 28
M: +47 480 16 528
Eirik Edvardsen
Eirik Edvardsen
Partner
Trondheim
T: +47 73 99 27 04
M: +47 480 16 504
Henning M. Heitmann
Henning M. Heitmann
Partner
Oslo
T: +47 22 81 46 33
M: +47 414 09 003
Espen Johannessen
Espen Johannessen
Partner
Tromsø
T: +47 77 61 78 15
M: +47 480 16 515
Monica Gjerde Sperre
Monica Gjerde Sperre
Partner
Ålesund
T: +47 70 10 75 79
M: +47 971 83 266
Torkel Tveit
Torkel Tveit
Partner
Bergen
T: +47 55 30 10 43
M: +47 419 16 743