Tips til leverandører som vil inn på det norske forsvarsmarkedet: En innføring i kvalifikasjonskrav

Omfattende krav til leverandøren er vanlig ved norske forsvarsanskaffelser

Blant norske oppdragsgivere er bruk av kvalifikasjonskrav svært utbredt. Kvalifikasjonskrav er krav som retter seg mot leverandøren og ikke selve kontraktsgjenstanden.  Som eksempel er det svært vanlig blant norske oppdragsgivere at det stilles krav til leverandørenes tidligere erfaring med sammenlignbare kontrakter de siste 3-5 årene, formelle og erfaringsbaserte kvalifikasjoner hos nøkkelpersonell, organisasjonsmessige krav om tilstrekkelig bemanning og prosjektorganisering. Krav om skatteattest og firmaattest er normalt påkrevd i alle anskaffelser. Videre stilles det ofte krav til leverandørens økonomiske soliditet, som positiv egenkapital eller minimumsomsetning, og mange oppdragsgivere stiller også krav til at leverandørene har et kvalitetssystem (QMS) eller et miljøstyringssystem (EMS) tilsvarende ISO 9001/14001 eller lignende systemer.

For norske forsvarsanskaffelser kreves det ofte også sikkerhetsklarering. For øvrig gjøres det grundige risikovurderinger av både leverandøren og leverandørkjeden.  

Leverandører som vil inn på det norske forsvarsmarkedet må derfor være forberedt på å møte ganske strenge kvalifikasjonskrav. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav hos valgte leverandør er en klagegrunn fra øvrige tilbydere, og et hyppig grunnlag for tvister for klageorganet KOFA og domstolene. Det er derfor særlig viktig å være nøye med inngivelsen av søknad om kvalifikasjon.

ESPD-skjema

Før fristen til å sende inn søknad om å delta i konkurransen, bør leverandørene avklare – dersom dette ikke fremkommer uttrykkelig klart av invitasjon til å delta i konkurransen – om dokumentasjonen skal leveres som en del av søknaden, eller om det er tilstrekkelig at leverandørene fyller ut europeisk egenerklæringsskjema (ESPD - European Single Procurement Document) der leverandørene selv bekrefter at de oppfyller kvalifikasjonskravene. Gjøres sistnevnte, vil oppdragsgiver på et senere tidspunkt i anskaffelsesprosessen etterspørre dokumentasjonen.

Dersom oppdragsgiver ber om at leverandøren skal levere dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene er det viktig å levere tilstrekkelig dokumentasjon, ettersom manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav kan gi oppdragsgiver både en rett og en plikt til å avvise tilbudet.

Nøyaktighet er viktig

Leverandørene bør svare så presist som mulig på kvalifikasjonskravene som etterspørres, og leverandørene kan ikke forvente at oppdragsgiver gir anledning til å ettersende manglende dokumentasjon. Står leverandør overfor et kvalifikasjonskrav om erfaring, bør leverandørene beskrive hvordan erfaringen og utvalgte referanseprosjekter er relevant til den spesifikke kontrakten som anskaffelsen gjelder.

Bruk av underleverandører

Det kan være verdt å merke seg at erfaringen som beskrives må være utført av leverandøren selv, og at arbeid utført av en underleverandør ikke er relevant med mindre leverandøren benytter seg av den samme underleverandøren i anskaffelsen de inngir tilbud til.

Dersom leverandøren er avhengig av en eller flere underleverandører må også hver enkelt underleverandør fylle ut og levere ESPD-skjemaet. I tillegg må underleverandørene må legge ved en forpliktelseserklæring der det bekreftes at underleverandøren stiller sine ressurser, kapasitet og kompetanse til disposisjon for hovedleverandøren.

Miljø- og klimakrav

Til slutt kan det være verdt å merke seg at hensynet til klima- og miljø står sterkt i Norge og ofte er en del av kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiver plikter under planleggingen av den enkelte anskaffelse å ta hensyn til levetidskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelser. Dette kan gjøres både ved bruk av kvalifikasjonskrav, krav i kravspesifikasjonen eller ved bruk av tildelingskriterier der miljø normalt vektes med 30 %. Leverandører som ønsker seg inn på det norske forsvarsmarkedet kan derfor ha en fordel av å ha en solid miljøprofil med bærekraftige løsninger, ettersom dette vil kunne gi positiv uttelling i konkurranser om de norske forsvarskontraktene.