«Dawn raid» hos virksomheter – hva skjer, og hva bør man ha gjort før det skjer?

Forfattere: Partner | Advokat Bjørn Stordrange og Advokat Madicken Lea

Selv om din virksomhet driver aktivt compliancearbeid, medfører dagens komplekse samfunnsbilde at det likevel foreligger en risiko for at det blir begått lovovertredelser. Det kan dreie seg om for eksempel miljøkriminalitet, korrupsjon, brudd på verdipapirhandelloven eller skattelovgivningen, og andre former for økonomisk kriminalitet. Det kan være forhold begått av en ansatt i egne interesser, som selskapet kun indirekte blir involvert i.  

Når offentlige myndigheter får mistanke om slike forhold, vil første steg ofte være at Økokrim, Kripos eller annen del av politiet/påtalemyndigheten kommer på en uanmeldt ransaking («dawn raid»). Skatteetaten og Konkurransetilsynet har også myndighet til å foreta uanmeldte kontroller. Å være gjenstand for dawn raid kan oppfattes som dramatisk for dem som er tilstede når det skjer. Samtidig skal det meget lite til for å unngå dette. Ved å ha gode retningslinjer kan de ansatte forberedes på hva som kan skje ved et eventuelt uanmeldt besøk, og selskapet kan lage en plan som gjør at ransakingen foregår på en ryddig og udramatisk måte. Alle selskaper med flere ansatte bør ha slike retningslinjer.

Ransaking skjer uten forvarsel, og vil som et utgangspunkt ha sitt grunnlag i en beslutning om ransaking fra retten. Beslutningen kan også treffes av påtalemyndigheten i tilfeller hvor det haster å gjennomføre ransaking. Man bør alltid be om ransakingsbeslutningen, og konferere med en advokat om denne, og deretter samarbeide fullt ut. 

Det er viktig at de ansatte som betjener resepsjonen eller lignende servicedesk vet hvem som skal bli kontaktet dersom ransaking skjer, med andre ord hvem som skal håndtere selve tilstedeværelsen fra Økokrim. Tydelige retningslinjer for de ansatte i slike situasjoner demper risikoen for at ransakingen blir en traumatisk opplevelse.

Det er viktig å velge riktig person som skal følge ransakingen. Vedkommende bør ha god kjennskap til organisasjonen, hvor de ansatte sitter og deres rolle, men også være tilknyttet selskapets ledelse. På denne måten vil vedkommende kunne vise vei til kontorene og rommene Økokrim ønsker å besøke, samt svare på praktiske spørsmål. Det er også viktig å involvere en ansatt som er godt kjent med selskapets IT-systemer (herunder selskapets datasystemer og servere, og hvor disse befinner seg/hvordan man får tilgang til disse), fordi Økokrim vil være interessert i å ta speilkopi av servere. 

Man har anledning til, og det kan ofte være en god idé, å kontakte en advokat som kan bistå under ransakingen. Advokaten må i så tilfelle ha anledning til å møte umiddelbart.

Økokrim står fritt til å lete etter de bevisene de selv ønsker under ransakingen, man kan ikke begrense ransakingen til bare å gjelde bevis for eksempel i form av fysiske dokumenter. Under ransakingen kan det være hensiktsmessig å stille et møterom/kontor til Økokrims disposisjon, samt en printer/kopimaskin som de kan bruke dersom det oppstår behov for å ta kopier av dokumenter. Dette bidrar til å sikre at ransakingen kan gjennomføres på en ryddig og effektiv måte. Personen i selskapet som følger ransakingen, bør tilby seg å være behjelpelig med å finne det Økokrim ønsker å ta beslag i.

Selskapet vil gjerne sitte på dokumenter eller e-poster som kan være vernet av reglene om bevisforbud, for eksempel e-postkorrespondanse med en advokat. Dersom Økokrim tar beslag i slike bevis, kan man påberope seg at korrespondansen er beskyttet av reglene om bevisforbud. En advokat vil kunne gi råd om hvordan man kan behandle dette videre på en trygg måte. I praksis vil man ofte kunne bli enige med Økokrim om at dokumenter som inneholder et bestemt søkeord, typisk advokatfirmaets e-postadresse, unntas fra beslaget. Får man ikke til en frivillig løsning, kan man forelegge problemstillingen for retten. 

Når det gjelder videre prosess, vil det erfaringsmessig bli gjennomført avhør av ansatte som har vært «nærmest saken» allerede samme dag som ransakingen, mens andre ansatte vil bli avhørt noen dager etter. Dette varierer imidlertid fra sak til sak. Deretter går etterforskningen over i neste fase hvor beslaget skal gjennomgås, og eventuelle ytterligere etterforskningsskritt gjennomføres. Denne perioden kan ta lang tid, før påtalespørsmålet avgjøres.

Alle selskaper, både av hensyn til egne ansatte, men også av hensyn til ryddig gjennomføring av ransaking, bør ha gode rutiner og retningslinjer for hvordan man skal opptre når Økokrim uten forvarsel står i resepsjonen. Disse bør være skreddersydde for selskapet, og implementeres ved opplæring av nøkkelpersonene som blir utpekt til å ha en rolle dersom en slik situasjon oppstår. Vi har lang erfaring som rådgivere for selskaper og enkeltpersoner gjennom hele prosessen knyttet til mistanke om kritikkverdige forhold, og kan bistå med å utforme slike rutiner og retningslinjer.