Hvordan gjennomføre en nedbemanningsprosess?

Forfattere: Advokatfullmektig Anne-Karin Thorsen og partner Per Ragnar Bronken

Det er ulike måter å gå frem i en nedbemanningsprosess. Det viktigste er at prosessen er godt forberedt, at arbeidstakerne gis god informasjon, at utvelgelsen av arbeidstakere er saklig, og at det ikke fattes endelig beslutning om oppsigelse før det er gjennomført individuelle drøftelser med de ansatte.

Forberedelser til nedbemanning - "forberedelsesfasen"

I forberedelsesfasen bør det alltid gjennomføres drøftelser med tillitsvalgte. I følgende tilfeller er drøftelser pålagt:

1. Virksomheter med minst 50 ansatte

2. Dersom 10 eller flere ansatte kan bli sagt opp i løpet av 30 dager (såkalt "masseoppsigelse")

3. Dersom det følger av tariffavtale

Informasjonen til de tillitsvalgte og innholdet i drøftelsene bør dokumenteres skriftlig gjennom en protokoll som oppsummerer de vesentlige punkter. Drøftelsene må blant annet omfatte:

• Behovet og grunnlaget for nedbemanningen
• Omfang
• Videre prosess og tidsplan
• Utvalgskrets
• Utvelgelseskriterier

Drøftelser med tillitsvalgte bør gjennomføres også der det ikke er pålagt. Dersom dere ikke har en tillitsvalgt kan drøftelser også gjennomføres med bedriftens arbeidsmiljøutvalg.

En forankring hos tillitsvalgte vil kunne bidra til en bedre forståelse og støtte for beslutningene nedover i organisasjonen. Drøftelsene vil også gi et godt innblikk i hva arbeidstakerne er opptatt av og hvilke spørsmål som vil stilles. Eksempler på slike spørsmål:

• Hvorfor skjer dette?
• Hvem har bestemt det?
• Hvilke regler gjelder?
• Hva er stegene i prosessen fremover?
• Hva kan vi fortelle utad?
• Hvor lang tid vil det ta før vi vet hvem som mister jobben?
• Kan vi rådføre oss? Dekker arbeidsgiver utgifter til rådgivning?

Husk at tillitsvalgte kan pålegges taushetsplikt om drøftingene. Dette er vanlig for å sikre ro i organisasjonen under forberedelsesfasen.

God informasjon til de ansatte - "informasjonsfasen"

Det er viktig å gi arbeidstakerne tilstrekkelig informasjon om prosessen, og behovet for nedbemanning. Ofte gis dette i form av allmøter. Det er lurt at informasjonen også gis skriftlig slik at man unngår eventuelle misforståelser og sikrer at alle får med seg informasjonen som blir gitt.

Kartlegging og vurdering av ansatte - "kartleggingsfasen"

I etterkant av drøftelsene må arbeidsgiver kartlegge samtlige ansatte innenfor utvalgskretsen. Kartleggingen må baseres på de utvelgelseskriteriene som er fastsatt.

Når kartleggingen er ferdig, kan arbeidsgiver foreta en midlertidig utvelgelse av de ansatte som er nærmest til å få en oppsigelse. Disse arbeidstakerne må deretter innkalles til et drøftelsesmøte, og det er svært viktig at arbeidsgiver ikke fatter en endelig beslutning før disse drøftelsene er gjennomført.

Gjennomføring av individuelle drøftelsesmøter - "drøftelsesfasen"

Du bør skriftlig innkalle til et individuelt drøftelsesmøte, med 3-10 dagers forvarsel. Innledningsvis i drøftelsesmøtet bør arbeidsgiver informere om:

• Behovet og grunnlaget for nedbemanningen
• Omfang
• Utvalgskrets
• Utvelgelseskriterier

Arbeidstaker bør deretter få anledning til å presentere sitt syn, og informere om forhold som arbeidsgiver må ta inn i den endelige utvelgelsen. Dette kan være informasjon om blant annet ansiennitet, utdanning, kompetanse og sosiale forhold.

Det bør skrives et referat fra møtet, slik at du kan dokumentere hva som ble sagt både fra arbeidsgiver og arbeidstakers side. Arbeidstaker bør også få anledning til å gi sine kommentarer til referatet.

Utvelgelse av de ansatte - "utvelgelsesfasen"

Når drøftelsene er gjennomført, vil det avsluttende steg være å fatte endelig beslutning om hvem som skal motta en oppsigelse. I denne vurderingen må man også ta hensyn til de forhold som kom frem under drøftelsesmøtet. Dersom det fremkommer forhold som gjør det nødvendig å innkalle andre arbeidstakere i utvalgskretsen til drøftelsesmøte, så vil arbeidsgiver være pålagt å gjøre dette, før endelig beslutning tas.  

For nærmere gjennomgang av utvelgelseskriterier og kravet til saklig grunn, se artikkelen "vilkår for nedbemanning".

TIPS:

Dersom bedriften er bundet av tariffavtale må du alltid sjekke om denne oppstiller krav til nedbemanningsprosessen og utvelgelseskriteriene.

HUSKELISTE:

• Forbered nedbemanningen godt
• Forankre prosessen hos tillitsvalgte og i toppledelsen/styret
• Tydelig og konsistent kommunikasjon
• Følg gjeldende lover og avtaler
• Vær transparent og etterrettelig
• Vi medmenneskelighet i prosessen
• Dokumenter alle ledd i prosessen  

* * *

Nedbemanningsprosesser er ofte omfattende, og det er lett å tråkke feil. SANDS anbefaler derfor alltid å søke bistand fra advokat ved gjennomføring av en slik prosess, slik at prosessen går så smidig som mulig, at risikoen for søksmål reduseres og slik at man oppnår minst mulig uro i organisasjonen.